Seit dem 22. September 2025 stellt die Bundesnotarkammer ein eigenes Mandantenportal bereit. Es ist eine Online-Anwendung, mit der Mandanten die Daten für einen notariellen Vorgang strukturiert eingeben und an das Notariat ihrer Wahl übermitteln können. Im Notariat erscheinen die Angaben in der gewohnten Notariatssoftware und sind ohne Nacherfassung weiter zu bearbeiten.
Eine Mandantin, die eine Immobilie erworben hat und ihren Kaufvertrag beurkunden lassen möchte, übermittelt ihre Eckdaten an die Kanzlei bislang am Telefon, per E-Mail, per Papier-Formular. Über das Mandantenportal gibt sie ihre Daten einmal selbst in einem strukturierten Formular ein. Im Notariat liegen sie unmittelbar zur weiteren Bearbeitung bereit.
Was das Portal leistet
Das BNotK-Mandantenportal ist zum Start mit Online-Formularen für über 20 notarielle Vorgangstypen ausgestattet, von der Immobilien-Beurkundung über die Erbschafts-Vorsorge bis zur Gründung einer Gesellschaft. Die Bundesnotarkammer beschreibt in ihrer Pressemitteilung vom 26. September 2025, dass die Formulare „in Zusammenarbeit mit einem Fachgremium von Notarinnen und Notaren entwickelt wurden“.
Die Mandantin aus der Einleitung wählt auf der Website zunächst den passenden Vorgangstyp, in ihrem Fall den Immobilien-Kauf. Sie wird daraufhin durch ein Formular geführt, das genau die Angaben abfragt, die das Notariat für die Vorbereitung der Beurkundung braucht: Personendaten der Beteiligten, Angaben zur Immobilie, Eckdaten zum Kaufvertrag. Pflichtfelder sind markiert, Eingaben werden auf Plausibilität geprüft.
Die Bedienung erfolgt rund um die Uhr und von Smartphone, Tablet oder Computer aus. Wer einen Termin abends vorbereiten möchte, ist dafür nicht an die Sekretariats-Zeiten der Kanzlei gebunden. Im Heft BNotK Aktuell 01/2025 wird dies als ausdrückliches Ziel benannt: „den Berufsstand zeitgemäß zu präsentieren, insbesondere gegenüber einer jüngeren und digital affinen Zielgruppe“.
Das Portal ist ein Werkzeug zur Vorgangsdatenerfassung, kein Beurkundungs-Werkzeug.
Wie die Daten im Notariat ankommen
Hinter dem Formular liegt die Verbindung zum bestehenden Notariatssystem. Die Bundesnotarkammer beschreibt es so: „Die von Mandantinnen und Mandanten eingegebenen Daten werden digital an das Notarbüro übermittelt und als neuer Vorgang im Mandantenportal angelegt, welches sich in der gewohnten XNP-Oberfläche ansteuern lässt.“
XNP (Xchange Notar Professional) ist die kostenfreie Basisanwendung der Bundesnotarkammer, die allen Notaren bereitgestellt wird. Über XNP-Module läuft unter anderem der Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv. Das Mandantenportal nutzt also keine separate Oberfläche, sondern fügt sich in eine im Berufsstand etablierte Anwendung ein. Für das Sekretariat bedeutet das, dass kein zusätzliches System gelernt werden muss.
Zur Darstellung der Vorgänge heißt es in der Pressemitteilung: „Alle Vorgangsinformationen werden in einem Dashboard übersichtlich und kompakt dargestellt. Dort können sie eingesehen und bearbeitet werden. Falls nötig, können Dokumente direkt von den Beteiligten nachgefordert werden.“ Auch die Kommunikation zurück zur Mandantin läuft über dieselbe Anwendung, in der der Vorgang bearbeitet wird. Wer eine Heiratsurkunde oder eine Ausweis-Kopie nachfordern muss, schickt die Anfrage direkt aus dem Vorgang heraus.
Für den Notariatsalltag heißt das, soweit Mandanten den Weg über das Portal wählen: weniger handschriftliche Notizen aus Telefonaten, weniger Übertragungs-Schritte zwischen Notizblock, Akte und Notariatssoftware, weniger Rückfragen wegen unleserlicher oder unvollständiger Angaben. Die Daten kommen einmal strukturiert herein und sind unmittelbar weiterverarbeitbar.
KI-Assistenz im Portal
Eine Funktion, die in der Pressemitteilung der Bundesnotarkammer ausdrücklich hervorgehoben wird, ist die integrierte KI-Assistenz. „Im Mandantenportal kann Künstliche Intelligenz DSGVO- und BNotO-konform eingesetzt werden, um Vorgänge zu bearbeiten.“ Technisch beruht sie auf „einer kontrolliert betriebenen Version von ChatGPT“, die in einer für den notariellen Einsatz abgesicherten Umgebung läuft.
Im Alltag unterstützt die KI bei wiederkehrenden Aufgaben rund um den Vorgang: längere Schriftstücke zusammenfassen, Anschreiben an Beteiligte entwerfen, eingegangene Unterlagen sichten. Es geht um Aufgaben, die typischerweise vom Sekretariat erledigt werden und keine juristische Entscheidung erfordern. Die rechtliche Bewertung des Vorgangs, die Belehrung der Beteiligten und die Beurkundung selbst bleiben beim Notar.
Berufsrechtlich ist die Funktion bewusst eingegrenzt. Die Bundesnotarkammer hat sie so angelegt, dass sie sich innerhalb des Rahmens bewegt, den die Bundesnotarordnung und die Datenschutz-Grundverordnung vorgeben. Die abgesicherte Umgebung verantwortet die BNotK; nähere Angaben dazu, wie die Daten innerhalb dieser Umgebung verarbeitet werden, machen die Pressemitteilung zum Mandantenportal-Start und die Onlinehilfe der Bundesnotarkammer.
Einrichtung in fünf Schritten
Die Onlinehilfe der Bundesnotarkammer beschreibt die Einrichtung des Mandantenportals in fünf aufeinander aufbauenden Schritten.
Erstens: Zugangsaktivierung. Das Portal wird über das BNotK Self-Service-Portal (ssp.bnotk.de) gebucht. Die Aktivierung erfolgt entweder für einen Einzel-Notar oder für eine Sozietät mit mehreren Berufsträgern. Die Gebühr liegt bei 89 Euro pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer (Stand Mai 2026).
Zweitens: Profilkonfiguration. Im zweiten Schritt werden die Stammdaten des Notariats hinterlegt: Bürobezeichnung, Logo, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Website-Adresse) sowie die Verlinkung auf Impressum und Datenschutzerklärung. Die Darstellung lässt sich an das Erscheinungsbild der Kanzlei anpassen, einschließlich Farben, Schrift und Schaltflächen. Für die Abschlussseite eines ausgefüllten Formulars stehen optionale Elemente zur Verfügung: ein freies Nachrichtenfeld, ein Hinweis zum gewünschten Termin, die Bankverbindung der Kanzlei und in Sozietäten die Auswahl des zuständigen Notars.
Drittens: Formularauswahl. Aus den über 20 verfügbaren Formularen wählt das Notariat die aus, die es Mandanten anbieten möchte. Eine Kanzlei mit Schwerpunkt im Immobilienrecht aktiviert andere Formulare als eine, die viele Gesellschafts-Gründungen begleitet. Die Auswahl lässt sich später jederzeit anpassen.
Viertens: Einbindung in die Website. Die Bundesnotarkammer stellt für jedes aktivierte Formular einen HTML-Codeblock zur Verfügung, der in die Kanzlei-Website eingebunden wird. Alternativ wird ein Link vergeben, unter dem die Formulare erreichbar sind.
Fünftens: Anfragenverwaltung. Eingehende Anfragen erscheinen in der Vorgangsübersicht innerhalb der XNP-Oberfläche. Hier werden sie geöffnet und in die laufende Vorgangsbearbeitung übernommen.
Einbindung in die Kanzlei-Website
Für die Einbindung in den eigenen Online-Auftritt sind zwei Wege gebräuchlich. Beide bietet das Portal als Standardoptionen an.
Der erste Weg ist die Einbindung per Iframe (eingebetteter Bereich, in dem die Portal-Anwendung innerhalb der Kanzlei-Website angezeigt wird). Der Mandant bleibt beim Ausfüllen auf der Kanzlei-Website, der Übergang vom Erklärtext zum Formular wirkt wie aus einem Guss. Iframes funktionieren auf praktisch jeder Website und lassen sich genau dort platzieren, wo das Anliegen besprochen wird, etwa direkt unter dem Erklärtext zur Immobilien-Beurkundung.
Der zweite Weg ist der Direktlink. Die Kanzlei verlinkt von ihrer Website auf das jeweilige Formular im Portal. Mandanten wechseln dabei sichtbar auf die Portal-Adresse der Bundesnotarkammer und füllen dort das Formular aus. Die Umsetzung ist technisch noch einfacher als der Iframe; der Übergang ist für den Mandanten allerdings als Wechsel sichtbar.
Welche Variante passt, hängt vom Charakter der jeweiligen Kanzlei-Website ab. Eine sorgfältig gestaltete Website mit klarer Themen-Struktur profitiert von der eingebetteten Variante, weil die Strecke vom Erklärtext bis zum Formular optisch zusammenbleibt. Eine schlanke Online-Visitenkarte kommt mit dem Direktlink gut zurecht.
In beiden Fällen sind drei Datenschutz-Punkte zu klären. Je nach Einbindung kann zunächst ein Cookie-Banner (das Einwilligungsfenster, das beim ersten Besuch der Website erscheint) erforderlich werden; für die Iframe-Einbindung ist eine vorgeschaltete Einwilligung der gängige Weg. Die Datenschutzerklärung der Kanzlei-Website ist um einen Hinweis auf das Mandantenportal zu ergänzen. Im Hintergrund regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Notariat und Bundesnotarkammer die rechtliche Grundlage; er ist nach Art. 28 DSGVO Pflicht.
Was das Portal nicht leistet
Das Mandantenportal ist Werkzeug für die Vorgangsdatenerfassung, nicht für die Beurkundung selbst und nicht für die Identitätsfeststellung. Drei Abgrenzungen sind wichtig.
Erstens ist das Portal nicht das Online-Verfahren der Bundesnotarkammer. Über online.notar.de lassen sich seit 2022 bestimmte gesellschaftsrechtliche Beurkundungen per Video durchführen, etwa Gründungen einer GmbH oder einer UG. Dort erfolgt die Identitätsfeststellung über den elektronischen Personalausweis (eID) in Verbindung mit der App „Notar“ der Bundesnotarkammer (kostenlos im Apple App Store und bei Google Play). Das Mandantenportal hat damit nichts zu tun. Wer Online-Beurkundung anbieten möchte, nutzt das Online-Verfahren, nicht das Mandantenportal.
Zweitens ist das Mandantenportal kein Ersatz für eine öffentliche Kanzlei-Website. Das Portal ist Mandanten vorbehalten, die den Weg dorthin entweder über einen Link der Kanzlei oder über die BNotK-Notarsuche finden. Die Auffindbarkeit über Suchmaschinen, die sachliche Außendarstellung des Notariats und die berufsrechtskonforme Darstellung der Schwerpunkte sind Aufgaben der Kanzlei-Website, nicht des Portals.
Drittens ersetzt das Portal nicht die notarielle Beratung. Es erleichtert die Erfassung der Vorgangsdaten und entlastet das Notariat bei standardisierten Arbeitsschritten. Die juristische Prüfung, die Belehrung der Beteiligten und die Beurkundung selbst bleiben dem Notar vorbehalten.
Fazit
Das Mandantenportal der Bundesnotarkammer ist ein Baustein für den digitalen Erstkontakt zwischen Mandantin und Notariat. Es nimmt einen großen Teil der manuellen Datenerfassung ab, bringt Vorgangsdaten strukturiert in die etablierte XNP-Oberfläche und lässt sich in der Konfiguration an das Erscheinungsbild der jeweiligen Kanzlei anpassen. Die Einbindung in die eigene Website ist mit Iframe oder Direktlink technisch unaufwendig; die datenschutzrechtlichen Anforderungen sind klar umrissen und mit wenigen Schritten zu erfüllen.
